Il problema

Una commessa deve raggiungere allo stesso tempo tre obiettivi: un prodotto eccellente, nei tempi previsti, rispettando un budget di costo.
Ma talvolta accade che per un tecnico progettista il primo obiettivo, il prodotto, acquisisca un importanza che sovrasta il terzo, cioè il costo.

Il momento progettuale

Il progettista ha grande responsabilità nella gestione dei costi perché si trova all’inizio dell’iter della commessa: in quella sede si decide se una cosa la facciamo in un modo o in un altro. La cosa è molto sfuggente, perché il progettista che prende una decisione si chiederà, solo, se tecnicamente essa è giusta o meno. Spesso non si pone il problema se una sua decisione di tipo tecnico potrà originare un costo aggiuntivo.
Il momento progettuale è quindi quello più importante, perché con le sue decisioni il progettista va ad incidere su un orizzonte molto ampio. Per questo deve essere inserito nella catena del valore aziendale e a lui devono arrivare le giuste informazioni.

Alcune casistiche

Vediamo adesso alcune casistiche che descrivono le varie modalità in cui il problema può manifestarsi.

1) L’impostazione mentale
La mente del progettista è tesa al raggiungimento dell’eccellenza produttiva. Un progettista appassionato del proprio lavoro tenderà a creare un prodotto che metta in luce le proprie capacità, conoscenze ed abilità. Ma anche l’azienda è orgogliosa del proprio know how, della propria capacità tecnologica, ed è quello che chiede al progettista in modo esplicito o implicito. Se pensiamo a questa impostazione mentale, osserviamo come siamo su un binario ben diverso dal contenimento dei costi o dall’utilità del cliente. Ed è questo che spesso si vede, con prodotti ottimi, anche troppo belli ed avanzati: peccato che non servano ai clienti. Sono costati tanto tra sviluppo, produzione e manutenzione, peccato che ai clienti sarebbe bastato anche qualcosa di meno e magari più funzionale.

2) Responsabilità legale o aziendale
In altri casi i progettisti sono pressati dalla responsabilità. Vi può essere una responsabilità legale, così presente nel mondo dell’edilizia. Ma anche una responsabilità aziendale: il cliente che non collauda, magari come scusa per spuntare qualche sconto supplementare, o un ufficio pubblico che non approva un atto del progettista. In tutti questi casi parte subito l’attacco al progettista, il quale rimane come “vaso di coccio” tra cliente e azienda. Naturale che egli si tuteli, abbondando in tutto e su tutto.

3) Modifiche per il cliente anche di lieve entità
Al progettista arrivano tanti input, spesso perentori. Nel caso 1) l’input è “fai un bel lavoro”, nel caso 2) “non sbagliare”. Un altro input che arriva è “fai contento il cliente”. Così vengono effettuate modifiche costose senza opposizione o richiesta di variante e prezzo, altre volte semplicemente si crede che la modifica chiesta dal cliente non faccia alcuna differenza. In tutti questi casi vengono modificati aspetti che poi creano aumenti di costo, senza alcuna reale contropartita.

4) Uscita dallo standard
Talvolta si dimentica il costo che si crea uscendo dallo standard produttivo dell’azienda. Si accetta quindi una piccolissima modifica al progetto, che però obbliga ad alterare l’intero cronoprogramma. Oppure le modifiche potrebbero implicare una variazione della documentazione presentata agli uffici pubblici, obbligando alla ripresentazione di domande, rielaborazione di richieste di autorizzazione e casistiche simili.

5) Nuovi fornitori
Anche il tipo di materiali e componenti utilizzati nel progetto potranno provocare un aumento dei costi. Se introduco determinati componenti reperibili solo da un fornitore nuovo per l’azienda, questo provocherà una complessità che avrà un costo. Se quel componente era necessario, va fatto, ma se era solo “meglio” bisognava valutare l’alternativa tra vantaggi e svantaggi.

Le soluzioni: la necessità dei flussi informativi

La domanda da farsi è: ma ai progettisti queste informazioni sono state trasmesse?
Se i progettisti non dialogano con gli altri attori del progetto, i problemi continueranno a presentarsi a tempo indefinito. Ma farli dialogare non è così automatico, perché parlano lingue diverse. I progettisti parlano il “linguaggio degli ingegneri”, dove l’importante è che l’edificio sia strutturalmente ben fatto ed esteticamente faccia contento il cliente. Gli altri parlano tante altre lingue, quelle dei commerciali degli amministrativi, dei logistici, dei produttivi. Non ci sono alternative al fatto che queste istanze debbano essere condivise e conciliate.
Il modo in cui queste informazioni possono transitare varia da azienda ad azienda. In primo luogo formazione incrociata, affinché ognuno possa conoscere e metabolizzare le problematiche dell’altro. Poi riunioni costanti finalizzate allo scambio di informazioni e, inserimento nei gruppi di progetto dei soggetti posti lungo la catena del valore.
Ugualmente importante è dare ai progettisti riscontro economico di quello che hanno fatto, e questa attività è compito del controllo di gestione, altro attore fondamentale.